Software für die Dokumentenerfassung: Wie Kodak Capture Pro Scanprozesse automatisiert

Eine Software für die Dokumentenerfassung digitalisiert Papierdokumente, verbessert die Bildqualität, erkennt Inhalte per OCR oder Barcode, erfasst Metadaten und übergibt die Daten strukturiert an ECM-, DMS-, Cloud- oder Archivsysteme.
Doch was nützt der schnellste Scanner, wenn manuelle Schritte in der Vor- und Nachbereitung weiterhin viel Zeit kosten? In vielen Unternehmen entsteht der eigentliche Flaschenhals nicht bei der Hardware, sondern im Erfassungsprozess: Dokumente müssen sortiert, getrennt, optimiert, gelesen, indexiert, geprüft und an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Genau hier entscheidet eine moderne Software für die Dokumentenerfassung über Effizienz, Datenqualität und Automatisierungsgrad. Welche Anforderungen eine leistungsfähige Lösung heute erfüllen sollte und worauf es in der Praxis wirklich ankommt, zeigt dieser Artikel am Beispiel von Kodak Capture Pro Software.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen eine moderne Software für die Dokumentenerfassung bieten sollte, wie Kodak Capture Pro Scanprozesse beschleunigt und welche Kriterien bei OCR, Barcode-Erkennung, Indexierung, Ausgabeformaten, Integration, Sicherheit und Lizenzmodell wichtig sind.

Was ist eine Software für die Dokumentenerfassung?

Eine Software für Dokumentenerfassung, häufig auch Document Capture Software oder Scansoftware genannt, wandelt Papierdokumente in strukturierte, weiterverarbeitbare Informationen um. Sie übernimmt nicht nur das Scannen, sondern auch Bildoptimierung, Texterkennung per OCR, Barcode-Erkennung, Dokumententrennung, Indexierung, Validierung und die Übergabe an nachgelagerte Systeme.

Im Unterschied zu einfachem Dokumentenscanning endet der Prozess nicht beim digitalen Bild. Moderne Dokumentenerfassung sorgt dafür, dass Dokumente durchsuchbar und automatisiert in Geschäftsprozesse eingebunden werden können. Dadurch wird sie zur technischen Grundlage für den digitalen Posteingang, automatisierte Workflows und effizientes Informationsmanagement.

Wie läuft Dokumentenerfassung in der Praxis ab?

In der Praxis besteht Dokumentenerfassung aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Je besser diese Schritte automatisiert sind, desto geringer sind manuelle Nacharbeiten, Suchzeiten und Medienbrüche im Unternehmen.

Wie schnell verarbeitet Kodak Capture Pro große Dokumentenmengen?

Kodak Capture Pro verarbeitet in High-Volume-Umgebungen mehr als 1.000 Bilder pro Minute und ist damit für zentrale Posteingänge und große Scanvolumen geeignet. Die 64-Bit-Architektur sorgt dafür, dass die Software auch bei Farbe, Multistream-Ausgabe und Barcodelesung nicht zum Flaschenhals wird.

Egal ob dezentral am Arbeitsplatz oder im zentralen Posteingang: Kodak Capture Pro ist konsequent auf Hochleistung ausgelegt. In hochvolumigen Umgebungen verarbeitet die Software mehr als 1.000 Bilder pro Minute ohne Verzögerung – selbst bei Farbe, Dualstream, Tristream und gleichzeitiger Barcodelesung. Grundlage dafür ist unter anderem die moderne 64-Bit-Architektur von Kodak Capture Pro 7.0, die eine stabile und performante Verarbeitung auch großer Datenmengen ermöglicht.

So wird sichergestellt, dass die Software für die Dokumentenerfassung nicht zum Flaschenhals innerhalb der Digitalisierungsprozesse wird. In Kombination mit passenden Produktionsscannern für hohe Scanvolumen entsteht ein leistungsfähiger Prozess für zentrale Poststellen und professionelle Scanumgebungen.

• Verarbeitung von über 1.000 Bildern pro Minute.
• 64-Bit-Architektur für stabile High-Volume-Prozesse.
• Kein Software-Flaschenhals bei hohen Datenmengen.

Wie verbessert die Software OCR-Erkennungsraten?

Die OCR-Erkennungsrate verbessert sich, wenn Dokumente beim Scannen automatisch optimiert werden. Kodak Capture Pro nutzt dafür Perfect Page Technologie mit mehr als 30 Bildoptimierungen, wodurch schlecht lesbare Vorlagen zuverlässiger verarbeitet und Rescans reduziert werden können.

Ein Scan ist nur so gut wie die Informationen, die sich daraus gewinnen lassen. Genau hier setzt die integrierte Perfect Page Technologie von Kodak Capture Pro an: Selbst anspruchsvolle oder schlecht lesbare Vorlagen werden automatisch so aufbereitet, dass sie optimal weiterverarbeitet werden können. Mehr als 30 automatisierte Bildoptimierungen sorgen dabei für klare, präzise Ergebnisse.

Unabhängige Tests von Keypoint Intelligence zeigen eine durchschnittlich um 20 Prozent höhere OCR-Erkennungsrate im Vergleich zu Mitbewerbern. Gleichzeitig reduziert sich der Bedarf an manueller Nachbearbeitung und zeitaufwendigen Rescans deutlich – ein entscheidender Vorteil für effiziente und stabile Erfassungsprozesse.

• Automatische Bildoptimierung für schwierige Vorlagen.
• Bis zu 20 Prozent höhere OCR-Erkennungsrate.
• Weniger Nacharbeit und deutlich weniger Rescans.

Welche Ausgabeformate unterstützt Kodak Capture Pro?

Kodak Capture Pro unterstützt gängige Ausgabeformate wie durchsuchbare PDF-Dateien, verschlüsselte PDFs, PDF/A, JPEG, TIFF, RTF und TXT. Über Multistream- und Tristream-Funktionen können mehrere Dateiversionen parallel erzeugt werden.

Dokumente lassen sich in nahezu jede gewünschte Ausgabe- und Dateistruktur überführen. Dazu zählen unter anderem durchsuchbare sowie verschlüsselte PDF-Dokumente, PDF/A für die revisionssichere Archivierung, aber auch Formate wie JPEG, TIFF, RTF oder TXT.
Besonders leistungsfähig ist die Unterstützung von Multistream-Ausgaben, mit denen mehrere Dateiformate parallel erzeugt werden können. Ein praxisnahes Beispiel ist die Tristream-Funktion von Kodak Capture Pro 7.0: Sie ermöglicht es, gleichzeitig drei unterschiedliche Bildversionen eines Dokuments zu erstellen – in Farbe, Schwarzweiß und Schwarzweiß-Dropout, und das ohne Geschwindigkeitseinbußen. So stehen für unterschiedliche Anwendungsfälle direkt die passenden Dateien zur Verfügung, ohne zusätzliche Verarbeitungsschritte.

• Ausgabe in gängigen Formaten inklusive PDF/A.
• Multistream-Verarbeitung für unterschiedliche Dateiversionen.
• Mehrere Versionen ohne Zusatzaufwand erzeugen.

Wie werden ECM-, DMS- und Cloud-Systeme angebunden?

Die Software kann erfasste Dokumente und Indexdaten direkt an ECM-Systeme, DMS-Lösungen, Microsoft SharePoint, Cloud-Plattformen oder per Secure FTP übergeben. Dadurch werden manuelle Zwischenschritte und Medienbrüche im digitalen Posteingang reduziert.

Kodak Capture Pro fügt sich flexibel in bestehende IT-Landschaften ein und unterstützt zudem Scanner anderer Hersteller. Erfasste Informationen lassen sich direkt an ECM-Systeme, Cloud-Plattformen wie Microsoft SharePoint oder per Secure FTP weiterleiten – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. So gelangen Dokumente und Informationen schnell, strukturiert und präzise dorthin, wo sie im Unternehmen benötigt werden.

• Integration in ECM-, DMS-, Cloud- und FTP-Systeme.
• Unterstützung herstellerunabhängiger Scanner.
• Direkte Weiterleitung ohne Medienbrüche.

Wie automatisiert intelligente Barcodelesung den Scanprozess?

Intelligente Barcodelesung automatisiert die Dokumententrennung, Auftragsauswahl und Profilsteuerung im Scanprozess. Kodak Capture Pro erkennt mehr als 20 Barcode-Typen, darunter auch QR-Codes, und kann damit große Stapel mit weniger manueller Vorsortierung verarbeiten.

Die integrierte Barcodelesung ermöglicht die automatische Erfassung und Weiterverarbeitung von mehr als 20 verschiedenen Barcodetypen – darunter auch gängige 2D-Codes wie QR-Codes – direkt während des Scanvorgangs. Die Auslesung erfolgt dabei nicht nur auf dem führenden Trennblatt, sondern wird auch zuverlässig den Folgeseiten zugeordnet. In Kombination mit Kodak Scannern überzeugt die Lösung zudem durch eine besonders hohe Erkennungsgenauigkeit, da Barcodes mit bis zu 600 dpi präzise erfasst werden.

Ein besonderer Vorteil zeigt sich im praktischen Einsatz: Dokumente müssen vor dem Scannen deutlich weniger manuell sortiert werden, da die Software anhand von Barcodes automatisch zwischen Aufträgen und Profilen wechseln kann – selbst innerhalb großer Stapel. Das schafft die Grundlage für eine durchgängige Automatisierung und beschleunigt den gesamten Erfassungsprozess spürbar.

• Automatische Erkennung von über 20 Barcode-Typen.
• Weniger manuelles Vorsortieren notwendig.
• Automatischer Wechsel von Aufträgen und Profilen.

Wie funktioniert die Indexierung von Dokumenten und Metadaten?

Indexierung bedeutet, Dokumente mit strukturierten Metadaten wie Kundennummer, Vorgangsnummer, Dokumenttyp oder Datum anzureichern. Kodak Capture Pro kann Indexwerte manuell, per OCR, per Barcode, aus Dropdowns, Datenbanken oder Systemvariablen übernehmen.

Ein integrierter, leistungsstarker Indexierungs-Client ermöglicht eine flexible und effiziente Erfassung von Metadaten. Dabei können Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen übernommen werden, beispielsweise manuell, per Klick, aus Dropdown-Feldern, via OCR- oder Barcode-Erkennung sowie aus externen Datenbanken oder Systemvariablen.

Die Indexierung lässt sich sowohl direkt während des Scanvorgangs als auch in einem nachgelagerten Schritt durchführen. Die intuitive Bedienung ist besonders komfortabel: Benötigte Werte oder Textpassagen können per Mausklick übernommen und automatisch in die entsprechenden Indexfelder übertragen werden. Das sorgt für strukturierte Daten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

• Flexible Metadatenerfassung aus vielen Quellen.
• Indexierung direkt im Scanprozess oder nachgelagert.
• Schnelle Zuordnung per Klick reduziert Aufwand.

Wie funktionieren intelligente Formularverarbeitung und Validierung?

Intelligente Formularverarbeitung erkennt strukturierte Informationen wie Markierungen, Ankreuzfelder oder Pflichtangaben und überführt diese in passende Indexfelder. Validierungsfunktionen helfen dabei, fehlende Angaben früh im Prozess zu erkennen und Nacharbeiten zu vermeiden.

Mit Kodak Capture Pro lassen sich auch strukturierte Dokumente wie Formulare effizient und automatisiert verarbeiten. Markierungen und Ankreuzfelder werden zuverlässig erkannt und die entsprechenden Werte direkt in die passenden Indexfelder übernommen. Das ist besonders hilfreich, wenn große Mengen standardisierter Dokumente verarbeitet werden müssen – etwa bei Patientenformularen oder Umfragen.

Ergänzend sorgt die integrierte Ausnahmeverarbeitung für zusätzliche Sicherheit im Prozess. Die Software prüft bereits während des Scannens, ob wichtige Informationen fehlen, beispielsweise eine Unterschrift oder Pflichtangaben. Wird ein solcher Fall erkannt, erfolgt sofort ein Hinweis, sodass der Vorgang unterbrochen und der Fehler direkt korrigiert werden kann. Auf diese Weise lassen sich unvollständige oder fehlerhafte Dokumente frühzeitig erkennen und aufwendige Nacharbeiten vermeiden.

• Automatische Auswertung von Formularen.
• Direkte Übernahme von Checkbox-Informationen.
• Sofortige Fehlererkennung im Scanprozess.

Wie benutzerfreundlich, flexibel und mehrsprachig ist Kodak Capture Pro?

Eine professionelle Dokumentenerfassungssoftware sollte komplexe Scanprozesse einfach steuerbar machen. Kodak Capture Pro unterstützt dafür individuelle Profile, Bedienkacheln, Patchcode-Steuerung, Leerseitenlöschung sowie internationale Benutzeroberflächen und OCR-Sprachen.

Die intuitive Bedienoberfläche lässt sich individuell an unterschiedliche Anforderungen anpassen. Eigene Profile und Bedienkacheln können von erfahrenen Anwendern oder Administratoren in kurzer Zeit erstellt und flexibel angepasst werden. Dadurch lassen sich auch komplexe Scanprozesse einfach per Klick starten und effizient steuern.

Zusätzlichen Komfort bietet die intelligente Auftragsauswahl: Mithilfe von Patchcode-Trennblättern können Aufträge und Profile automatisch gewechselt werden – ideal für die Verarbeitung größerer Dokumentenstapel. Ergänzt wird dies durch eine mehrstufige und zuverlässige Leerseitenlöschung, die für eine optimale Balance aus Automatisierung und Sicherheit sorgt.

Darüber hinaus ist die Lösung international einsetzbar und unterstützt 16 Benutzeroberflächen- sowie 126 OCR-Sprachen.

• Individuelle Profile und einfache Bedienung.
• Automatisierung durch Patchcodes.
• Unterstützung von 16 GUI- und 126 OCR-Sprachen.

Welche Sicherheits- und Compliance-Funktionen sind wichtig?

Für professionelle Dokumentenerfassung sind Rollen- und Rechteverwaltung, nachvollziehbare Prozesse, Verschlüsselung und Compliance-Fähigkeit entscheidend. Kodak Capture Pro unterstützt auditierbare Scanprozesse, TR-Resiscan-Readiness sowie 128- und 256-Bit-Verschlüsselung.

Auch beim Thema Sicherheit überzeugt Kodak Capture Pro mit durchdachten Funktionen für den professionellen Einsatz. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen einzuhalten, und ist zudem für TR-Resiscan-Lösungen vorbereitet.

Über die integrierte Benutzerverwaltung lassen sich individuelle Rollen- und Rechtekonzepte definieren, wodurch Scanprozesse jederzeit nachvollziehbar bleiben und gezielt gesteuert werden können. Ergänzt wird dies durch moderne Verschlüsselungsmechanismen mit 128- und 256-Bit, die auch bei sensiblen Dokumenten ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten.

• Rollenbasierte Benutzer- und Rechteverwaltung.
• Nachvollziehbare und auditierbare Prozesse, TR-Resiscan ready.
• 128- und 256-Bit-Verschlüsselung.

Wie flexibel und planbar ist das Lizenzmodell für Dokumentenerfassungssoftware?

Ein planbares Lizenzmodell ist besonders wichtig, wenn Unternehmen hohe oder schwankende Scanvolumen verarbeiten. Kodak Capture Pro arbeitet mit gestaffelten Lizenzen und ohne volumenabhängige Zusatzkosten, sodass Kosten besser kalkulierbar bleiben.

Auch wirtschaftlich bietet Kodak Capture Pro klare Vorteile. Das Lizenzmodell ist weder transaktions- noch volumenbasiert, sodass selbst bei großen oder schwankenden Scanvolumen keine zusätzlichen Kosten entstehen. Unternehmen profitieren dadurch von einer hohen Planungssicherheit und können ihre Prozesse unabhängig von Nutzungsspitzen skalieren.

Nach dem Erwerb steht die Software ohne funktionale Einschränkungen zur Verfügung. Alternativ kann Kodak Capture Pro auch zeitlich befristet genutzt werden: Flexible Mietmodelle ermöglichen es, die Laufzeit individuell an die jeweiligen Anforderungen und Projekte anzupassen.

• Keine volumenabhängigen Zusatzkosten.
• Hohe Planungssicherheit.
• Flexible Kauf- und Mietmodelle.

Für wen eignet sich Kodak Capture Pro?

Kodak Capture Pro eignet sich besonders für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig große Mengen an Papierdokumenten oder gemischten Dokumentenstapeln erfassen, indexieren und an nachgelagerte Systeme übergeben müssen. Typische Einsatzbereiche sind zentrale Poststellen, Shared-Service-Center, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Gesundheitswesen, Logistik, Industrieunternehmen und Scan-Dienstleister.

Besonders sinnvoll ist die Lösung, wenn hohe Scanvolumen, wechselnde Dokumenttypen, Barcode- oder Patchcode-Steuerung, PDF/A-Ausgabe, OCR-Optimierung, revisionssichere Archivierung oder die Integration in ECM- und DMS-Systeme eine zentrale Rolle spielen. Auch für spezielle Branchenanforderungen, etwa die Dokumentenerfassung für Banken und Kreditinstitute, bietet ein strukturierter Erfassungsprozess klare Vorteile.

Häufige Fragen zur Software für Dokumentenerfassung

Fazit: Welche Vorteile bietet Kodak Capture Pro für die Dokumentenerfassung?

Eine leistungsfähige Software für Dokumentenerfassung entscheidet darüber, ob Scanprozesse nur digitalisiert oder tatsächlich automatisiert werden. Kodak Capture Pro unterstützt Unternehmen dabei, große Dokumentenmengen schnell zu verarbeiten, Bildqualität und OCR-Erkennung zu verbessern, Barcodes und Formulare auszuwerten, Metadaten strukturiert zu erfassen und Dokumente medienbruchfrei an ECM-, DMS-, Cloud- oder Archivsysteme zu übergeben.

Damit eignet sich die Lösung besonders für Organisationen, die ihren digitalen Posteingang skalierbar, sicher und wirtschaftlich planbar gestalten möchten. Testen Sie Kodak Capture Pro 30 Tage kostenlos und prüfen Sie, wie sich Ihre Scan- und Erfassungsprozesse automatisieren lassen.