Die Formularerfassung im Labor ist eine der zentralen operativen Herausforderungen in der medizinischen Diagnostik – ob in der Klinischen Chemie, der Mikrobiologie, der Pathologie oder der Zahntechnik. Der Großteil der eingehenden Auftragsformulare liegt noch immer in Papierform vor und enthält sowohl strukturierte Felder wie Ankreuzoptionen und Barcode-Nummern als auch komplexe handschriftlich verfasste medizinische Anweisungen. Die manuelle Übertragung dieser Daten in digitale Labormanagementsysteme ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle Fachkräfte.
Typische Herausforderungen bei der Formularerfassung im Labor sind:
- Medienbrüche: Papierformulare müssen manuell in digitale Systeme übertragen werden. Das führt zu Verzögerungen und erhöht das Risiko von Übertragungsfehlern.
- Heterogene Handschriften: Ärztliche Freitextvermerke unterscheiden sich stark in Lesbarkeit, Struktur und verwendeten Abkürzungen. Mit klassischer OCR-Technologie lassen sie sich häufig nicht zuverlässig erfassen.
- Datenschutzanforderungen: Patientenbezogene Daten unterliegen den strengen Vorgaben der DSGVO. Der Einsatz externer KI- oder Cloud-Dienste erfordert daher geeignete Maßnahmen zur Anonymisierung und zum Schutz sensibler Informationen.
- Systemintegration: Die extrahierten Daten müssen nahtlos in bestehende Labormanagementsysteme übernommen werden, um durchgängige digitale Prozesse zu ermöglichen.
Der folgende Praxisbericht zeigt, wie die Formularerfassung im Labor mit der KODAK Info Input Solution und der KODAK S3000 Scanner-Serie effizient automatisiert werden kann. Die Grundlage bildet ein Praxisprojekt bei einem deutschen Labor mit hohem Auftragsvolumen und einem umfangreichen Netzwerk einsendender Praxen. Durch die Kombination aus leistungsfähiger Dokumentenerfassung und moderner Künstlicher Intelligenz (KI) wurde ein DSGVO-konformer Workflow für die intelligente Dokumentenverarbeitung im Gesundheitswesen realisiert. Der beschriebene Lösungsansatz lässt sich auf alle Labore übertragen, die papierbasierte Auftragsformulare mit strukturierten und handschriftlichen Inhalten verarbeiten.
Lösungsansatz: KODAK Info Input Solution als zentrale IDP-Plattform
Das Kernprinzip der Lösung für eine automatisierte Formularerfassung im Labor besteht in der intelligenten Kombination aus leistungsfähiger Scan-Hardware und der KODAK Info Input Solution als zentraler Plattform für Intelligent Document Processing (IDP). Die Info Input Solution steuert den gesamten Workflow – von der Dokumentenerfassung über die KI-gestützte Datenextraktion bis zur Übergabe an das Labormanagementsystem – und verbindet dabei lokale On-Premises-Verarbeitung mit Cloud-basierten KI-Diensten über ihre Open Intelligence™-Architektur.
Schritt 1: Hochpräzise Erfassung mit Scannern der KODAK S3000 Serie
Die Qualität der nachgelagerten Datenextraktion steht und fällt mit der Qualität der gescannten Bilder. Für eine zuverlässige Formularerfassung im Labor hat sich die KODAK S3000 Scanner-Serie als besonders geeignet erwiesen. Die Geräte werden im sogenannten Dualstream-Verfahren betrieben: Jedes Dokument wird gleichzeitig in Farbe (300 dpi) und binär (300 dpi) erfasst und direkt an die KODAK Info Input Solution übergeben.
| Merkmal | Spezifikation / Vorteil |
|---|---|
| Durchsatz | Bis zu 140 Blatt/Minute |
| Bildqualität | Dual-Light-Beleuchtung, Perfect Page Technologie |
| Intelligenter Dokumentenschutz | Erkennt potenziell problematische Dokumente oder Fremdobjekte während des Einzugs und hilft, Originalformulare sowie den Scanner vor Beschädigungen zu schützen. |
| Dokumentenhandhabung | Automatische Einzugskorrektur, geeignet für gemischte Formate |
| Platzbedarf | Bis zu 40 % kompakter als klassische Produktionsscanner |
Ein besonders relevanter Aspekt bei der Formularerfassung ist die zuverlässige Verarbeitung von Vervielfältigungen. Gerade im Labor werden Dokumente aufgrund von Ergänzungen und Anmerkungen häufig vervielfältigt und zwischen den beteiligten Stellen hin und her geschickt. Dadurch können sich die Positionen einzelner Felder verändern und die Qualität der Vorlagen beeinträchtigt werden. Ein starres, koordinatenbasiertes Formularlesen reicht in solchen Fällen nicht aus. Auch klassische Key-Value-Verfahren stoßen bei komplexen medizinischen Formularen schnell an ihre Grenzen.
Die KODAK Info Input Solution setzt deshalb auf KI-gestützte LLM-Modelle, die Inhalte, Feldbezeichnungen, Ankreuzoptionen und deren visuellen Kontext ganzheitlich interpretieren. Dadurch lassen sich sowohl strukturierte Angaben als auch handschriftliche Informationen zuverlässig extrahieren – selbst wenn sich Layout, Feldpositionen oder die Qualität der Vorlage unterscheiden.
Schritt 2: Lokale Verarbeitung sensibler Daten (On-Premises)
Der obere Teil der Formulare enthält sensible Patientendaten wie Name, Geburtsdatum und Praxisangaben. Die KODAK Info Input Solution verarbeitet diese Informationen innerhalb der lokalen Verarbeitungsumgebung (On-Premises) des Labors. Die Dokumenteninhalte verlassen das Netzwerk des Labors zu keinem Zeitpunkt.
Parallel dazu liest die KODAK Info Input Solution mit Hilfe der KI-Tools die strukturierten OMR-Felder (Ankreuzoptionen) aus.
Schritt 3: Anonymisierung des Dokumenten-Images
Bevor ein Dokument für die Cloud-Verarbeitung freigegeben wird, schwärzt die KODAK Info Input Solution im integrierten Image-Enhancement-Schritt alle personenbezogenen Daten auf dem digitalen Bild automatisch und unwiderruflich. Dieser Schritt schafft die datenschutzrechtliche Grundlage für die nachfolgende Cloud-Verarbeitung und stellt sicher, dass die Verarbeitung ausschließlich auf anonymisierten Dokumenteninhalten erfolgt.
Schritt 4: Cloud-basierte Handschriftenerkennung mit Google Gemini (ICR)
Der anspruchsvollste Teil der Formularverarbeitung ist die Auslesung handschriftlicher Freitextfelder – typischerweise Felder wie „Sonstige Vermerke“ oder „Besondere Anweisungen“, in denen Ärzte komplexe und individuelle Auftragsdetails notieren.
Typische handschriftliche Einträge enthalten individuelle medizinische Anweisungen, beispielsweise Hinweise zu speziellen Anforderungen, Materialangaben, Bearbeitungsschritten oder ergänzenden Informationen für die weitere Verarbeitung. Diese Angaben kombinieren häufig Fachbegriffe, Abkürzungen und persönliche Schreibweisen – eine Kombination, die für klassische OCR-Systeme nur schwer zuverlässig zu erfassen ist. Vergleichbare Herausforderungen finden sich in vielen medizinischen Laborbereichen, in denen Ärzte individuelle Anweisungen und ergänzende Informationen als Freitext dokumentieren.
Da diese Bildausschnitte nach der Schwärzung keine personenbezogenen Daten mehr enthalten, überträgt die KODAK Info Input Solution sie über ihren integrierten Google Gemini Konnektor sicher zur KI-gestützten Verarbeitung in die Cloud. Gemini ermöglicht eine kontextbezogene Erkennung handschriftlicher Inhalte und unterstützt insbesondere bei komplexen medizinischen Freitextangaben, bei denen klassische OCR-Verfahren an ihre Grenzen stoßen. Das lässt sich auch in einer deutschen Cloud mit SOC-2-Zertifizierung oder lokal On-Premises realisieren.
Die erkannten Texte werden anschließend automatisch in die entsprechenden Indexfelder der KODAK Info Input Solution übernommen.
Schritt 5: Validierung und Systemintegration
Die extrahierten Daten aus allen Verarbeitungsschritten werden in der KODAK Info Input Solution strukturiert zusammengeführt. Im browserbasierten Validierungsclient sehen die Mitarbeitenden das Originalbild parallel zu den extrahierten Daten und können die Ergebnisse prüfen, bei Bedarf korrigieren und freigeben. Die validierten Daten werden anschließend per XML-Schnittstelle direkt in das zentrale Labormanagementsystem exportiert.
Mehrwerte im Überblick
| Mehrwert | Wirkung im Laborbetrieb |
|---|---|
| Zuverlässige Datenextraktion bei variablen Formularlayouts |
Die KODAK Info Input Solution interpretiert Formularfelder und handschriftliche Angaben mithilfe KI-gestützter LLM-Modelle kontextbezogen statt anhand starrer XY-Koordinaten. Dadurch können strukturierte Daten und selbst extrem schwierige Handschriften auch bei starken Verschiebungen der Felder, abweichenden Formularlayouts und Mehrfachkopien zuverlässig extrahiert werden.
|
| KI-gestützte Handschriftenerkennung durch den Google Gemini Konnektor | Präzise Erkennung auch komplexer ärztlicher Handschriften in Freitextfeldern; bessere Verarbeitung individueller medizinischer Angaben. |
| Hybride Verarbeitung durch Open Intelligence™ | Sichere Nutzung moderner Cloud-KI-Funktionen durch die Kombination von lokaler Verarbeitung und gezielter Cloud-Nutzung unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen. |
| Entlastung des Personals | Mitarbeitende werden von manuellen Erfassungsschritten entlastet und übernehmen im Validierungsclient eine effiziente Prüf- und Freigabefunktion. |
| Nahtlose Systemintegration | Strukturierter XML-Export aus der KODAK Info Input Solution direkt in das Labormanagementsystem; durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche. |
Übertragbarkeit auf alle Labortypen
Das beschriebene Lösungskonzept ist nicht auf zahnmedizinische Labore beschränkt. Die KODAK Info Input Solution ist überall dort einsetzbar, wo folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Hohe Volumina an papierbasierten Formularen mit gemischten Inhalten (strukturiert und handschriftlich)
- Strenge Datenschutzanforderungen, die eine vollständige Cloud-Verarbeitung ohne vorherige Anonymisierung ausschließen
- Bestehende Labormanagementsysteme mit XML- oder API-Schnittstelle für den automatisierten Datenimport
Die Skalierbarkeit der KODAK Info Input Solution – von kleineren Laboren mit einem Scanner bis hin zu Großbetrieben mit mehreren Erfassungsstationen und zahlreichen Nutzern – schafft eine flexible Grundlage für eine effiziente Formularerfassung im Labor und die weitere Digitalisierung medizinischer Laborprozesse.
