Dokumentenerfassung für Banken und Kreditinstitute: 6 wichtige Erfolgsfaktoren

Eine zuverlässige Dokumentenerfassung für Banken und Kreditinstitute bildet die Grundlage für effiziente und sichere Geschäftsprozesse im Tagesgeschäft. Unterschiedlichste Unterlagen müssen schnell, fehlerfrei und in gleichbleibend hoher Qualität digitalisiert und weiterverarbeitet werden. Dazu zählen unter anderem Überweisungsträger, Vertragsunterlagen, Pfändungsbeschlüsse, Kreditdokumente sowie zahlreiche weitere Dokumente aus dem Backoffice.

Der folgende Praxisbericht zeigt, wie eine gewachsene Scannerlandschaft mit rund 70 Geräten durch eine moderne, serviceorientierte Lösung abgelöst wurde. Das Ergebnis: stabilere Scanprozesse, eine konstant hohe Bildqualität sowie transparente Service- und Supportkonzepte für einen zuverlässigen Betrieb.

Ausgangssituation: Modernisierung einer heterogenen Scannerlandschaft im Finanzumfeld

Im Rahmen des Projekts sollte eine über Jahre gewachsene, heterogene Scannerlandschaft mit rund 70 Geräten modernisiert und vereinheitlicht werden. Ziel war es, die Dokumentenerfassung für Banken und Kreditinstitute stabiler, effizienter und wartungsfreundlicher zu gestalten.

Im Finanzumfeld genügt leistungsfähige Hardware allein nicht. Entscheidend sind stabile und zuverlässige Scanprozesse, ein reibungsloser Betrieb, klar definierte Zuständigkeiten, kurze Reaktionszeiten sowie ein verlässliches Servicekonzept. Die Fachbereiche erwarten, dass die Systeme im täglichen Einsatz ohne zusätzlichen organisatorischen Aufwand zuverlässig funktionieren.

Herausforderung: Hohe Scanvolumen und unterschiedliche Dokumententypen zuverlässig verarbeiten

Die zentrale Herausforderung bestand darin, Scanner zu identifizieren, die den Anforderungen eines sensiblen Finanzumfelds technisch, organisatorisch und im täglichen Betrieb zuverlässig gerecht werden. In Spitzenzeiten müssen an einzelnen Standorten bis zu 10.000 Überweisungsträger pro Tag verarbeitet werden – insbesondere zu Monatsbeginn. Die zuvor eingesetzte Gerätegeneration zeigte dabei deutliche Einschränkungen. Die Dokumente wurden von unten aus dem Stapel eingezogen, was bei bestimmten Belegarten zu Problemen führte, insbesondere bei dünnen, kleinen oder gemischten Dokumenten. Für Banken und Sparkassen bedeutete dies potenzielle Unterbrechungen, zusätzlichen manuellen Aufwand und eine geringere Prozesssicherheit.

Gleichzeitig verändert sich das Einsatzspektrum der Dokumentenerfassung für Banken und Kreditinstitute deutlich. Während der klassische Zahlungsverkehr schrittweise zurückgeht, gewinnen Dokumente aus dem Backoffice, der Kreditbearbeitung und administrativen Prozessen zunehmend an Bedeutung. Die neue Scannerlösung musste daher nicht nur hohe Scanvolumina zuverlässig bewältigen, sondern auch unterschiedlichste Dokumententypen sicher verarbeiten – bei konstant hoher Bildqualität.

Lösung: KODAK S3000 Scanner-Serie für die Dokumentenerfassung in Banken und Kreditinstituten

Im Rahmen einer Testphase stellte Kodak Alaris einen Scanner der S3000 Serie zur Verfügung, der unter realen Bedingungen eingesetzt wurde. Bereits in dieser Phase zeigte sich, dass das Gerät die technischen und organisatorischen Anforderungen des Finanzumfelds zuverlässig erfüllte.

Ein zentraler Vorteil war die hohe Bildqualität, die direkt „out of the box“ zur Verfügung steht. Umfangreiche Anpassungen waren nicht erforderlich. Der Scanner lieferte scharfe, kontrastreiche und saubere Ergebnisse ohne aufwendige Nachbearbeitung. Auch anspruchsvolle Dokumente wie dünne Überweisungsträger, leicht beschädigte Belege oder gemischte Stapel wurden zuverlässig und in gleichbleibend hoher Qualität digitalisiert. Dadurch reduzierte sich der manuelle Aufwand deutlich, und nachgelagerte Prozesse profitierten von gut lesbaren Scans.

Auch beim Dokumenteneinzug zeigte sich ein deutlicher Fortschritt gegenüber der bisherigen Lösung. Der Einzug erfolgt von oben, wodurch sich der Feeder flexibel an unterschiedliche Dokumentenstapel anpasst. Dies sorgt für eine deutlich stabilere Verarbeitung, insbesondere bei heterogenen Belegarten.

Zusätzlich erwies sich die Bauform als vorteilhaft. Dokumente werden vorne eingelegt und vorne wieder ausgegeben. Dadurch lassen sich die Scanner platzsparend am Arbeitsplatz integrieren und effizient im laufenden Betrieb nutzen.

Auf Basis der positiven Testergebnisse wurde entschieden, die bestehende Scannerlandschaft schrittweise mit Scannern der KODAK S3000 Serie zu ersetzen. Die Migration erstreckte sich über einen Zeitraum von rund 15 Monaten, in dem etwa 70 Geräte ausgetauscht wurden.

Damit entstand eine einheitliche Scannerinfrastruktur, die hohe Scanvolumen, unterschiedliche Dokumententypen und einen zuverlässigen Betrieb langfristig unterstützt.

Service und Wartung als Erfolgsfaktor für die Dokumentenerfassung in Banken und Kreditinstituten

Neben der technischen Leistungsfähigkeit spielte das Servicekonzept eine zentrale Rolle bei der Auswahl der Lösung. Für den Kunden war entscheidend, nicht nur leistungsfähige Scanner einzusetzen, sondern auch langfristig auf zuverlässige Betreuung, schnelle Unterstützung und klare Zuständigkeiten vertrauen zu können.

Kodak Alaris unterstützt diesen Anspruch mit einem umfassenden Serviceansatz aus erfahrenem Support, kurzen Reaktionszeiten und hoher technischer Kompetenz. Bereits beim ersten telefonischen Kontakt stehen spezialisierte Mitarbeitende mit tiefgehendem Produktwissen zur Verfügung. In rund 92 % der Fälle kann direkt eine Lösung herbeigeführt werden. Dadurch lassen sich viele Störungen unmittelbar beheben, ohne dass ein Vor-Ort-Einsatz erforderlich ist.

Ist dennoch ein Technikerbesuch notwendig, erfolgt dieser durch eigene, speziell geschulte Servicetechniker von Kodak Alaris und nicht durch externe Dienstleister. Da die Techniker bereits im Vorfeld detailliert über das Fehlerbild informiert werden, bringen sie passende Original-Ersatzteile direkt mit. Reparaturen können dadurch schnell und effizient durchgeführt werden. Das minimiert Ausfallzeiten und erhöht die Betriebssicherheit der Dokumentenerfassung.

Gerade im regulierten Umfeld von Finanzinstituten ist ein verlässlicher Service besonders wichtig. Systemausfälle können laufende Prozesse beeinträchtigen, Bearbeitungszeiten verlängern und im schlimmsten Fall auch organisatorische oder regulatorische Risiken erhöhen.

Ergebnisse: Mehr Prozesssicherheit bei der Dokumentenerfassung in Banken und Kreditinstitute

Die Einführung der neuen Scanner verlief reibungslos. Während der gesamten Migration gab es keine nennenswerten Störungen und keine negativen Rückmeldungen aus den Fachbereichen. Damit zeigte sich bereits früh, dass die neue Lösung die Anforderungen an eine zuverlässige Dokumentenerfassung für Banken und Kreditinstitute erfüllt.

Im laufenden Betrieb profitieren die Fachbereiche von stabileren Scanprozessen, besserer Bildqualität und weniger manueller Nacharbeit. Auch hohe Scanvolumen und unterschiedliche Dokumententypen lassen sich zuverlässiger verarbeiten. Gleichzeitig unterstützt der verlässliche Service einen störungsarmen Betrieb im Bankenumfeld.

Die wichtigsten Ergebnisse und Mehrwerte im Überblick:

Mehrwert	Wirkung im Bankenumfeld
Hohe Bildqualität ohne aufwendige Nachbearbeitung	Dokumente werden klar, kontrastreich und gut lesbar erfasst. Dadurch können sie schneller und zuverlässiger in nachgelagerten Prozessen weiterverarbeitet werden.
Stabiler Dokumenteneinzug von oben	Dünne Belege, kleinere Dokumente und gemischte Stapel lassen sich sicherer verarbeiten. Das reduziert Unterbrechungen und erhöht die Prozesssicherheit.
Zuverlässige Verarbeitung hoher Scanvolumen	Auch bei hohen Tagesvolumen, beispielsweise zu Monatsbeginn, bleiben die Scanprozesse stabil und planbar.
Front-Ein- und Ausgabe der Dokumente	Die Geräte lassen sich platzsparend am Arbeitsplatz integrieren, da Dokumente vorne eingelegt und vorne wieder ausgegeben werden.
Service durch geschulte Techniker	Wartung und Reparaturen erfolgen schnell, kompetent und mit klarer Verantwortung. Das minimiert Ausfallzeiten im laufenden Betrieb.
Modularer Aufbau der Scannerlösung	Die Lösung bleibt langfristig erweiterbar, beispielsweise durch ein zusätzliches A3-Flachbett. Dadurch erhöht sich die Investitionssicherheit.

 

Zukunftssichere Dokumentenerfassung für Finanzinstitute durch modulare Scannerlösungen

Ein wesentlicher Vorteil der eingesetzten Lösung liegt im modularen Aufbau der Scanner. Die Geräte lassen sich flexibel erweitern, beispielsweise durch ein zusätzliches A3-Flachbett. Dadurch bleibt die Scannerinfrastruktur anpassungsfähig und kann auch zukünftige Anforderungen zuverlässig unterstützen.

Auch die robuste mechanische Konstruktion, die einfache Reinigung und der professionelle Service tragen zu einem dauerhaft stabilen Betrieb bei. Für den Kunden bedeutet dies eine hohe Investitionssicherheit und eine Scannerlösung, die langfristig in bestehende Prozesse integriert werden kann.

Die Vorteile im Überblick:

• Sehr gute Bildqualität bereits im Standardbetrieb, ohne aufwendige Nachbearbeitung.
• Zuverlässige Verarbeitung dünner Belege, gemischter Stapel und unterschiedlicher Dokumententypen.
• Weniger Störungen und stabilere Scanprozesse im täglichen Betrieb.
• Klare Zuständigkeiten durch Wartungsverträge und Vor-Ort-Service von Kodak Alaris.
• Langlebige und robuste Bauweise für den dauerhaften Einsatz im Finanzumfeld.
• Modulares Konzept mit Erweiterungsmöglichkeiten, beispielsweise durch ein A3-Flachbett.
• Platzsparende Integration am Arbeitsplatz durch Front-Ein- und Ausgabe der Dokumente.