Die KODAK N2000 Serie unterstützt Unternehmen dabei, papierbasierte Informationen vollständig, sicher und ohne unnötige manuelle Nacharbeit in digitale Prozesse zu überführen. Je nach Branche stehen dabei unterschiedliche Anforderungen im Vordergrund: Bei Behörden zählen sichere und nachvollziehbare Erfassungsprozesse, Banken, Versicherungen und das Gesundheitswesen benötigen vor allem vollständige, gut lesbare und zuverlässig verarbeitbare Dokumente. Unternehmen mit Filialen, Niederlassungen oder anderen dezentralen Strukturen müssen zusätzlich einheitliche Abläufe und Konfigurationen über mehrere Standorte hinweg sicherstellen.
KODAK N2000 Serie im Einsatz: Vier Beispiele aus der Praxis
Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, welche Aufgaben die Dokumentenerfassung in unterschiedlichen Branchen erfüllen muss:
| Beispielhafte Branche | Typische Anforderung an die Dokumentenerfassung |
|---|---|
| Behörden Einheitliche Erfassung an vielen Arbeitsplätzen |
Bürgerbüros, Fachämter und Außenstellen erfassen unterschiedlichste Dokumente – vom Antrag bis zum Reisepass. Gefragt sind einheitliche Prozesse, hohe Sicherheit und eine einfache Einrichtung der Geräte auch an dezentralen Standorten. |
| Banken & Versicherungen Wenn der Scan den weiteren Prozess bestimmt |
Anträge, Verträge oder Schadensmeldungen sind häufig der Ausgangspunkt automatisierter Prozesse. Eine zuverlässig hohe Bildqualität ist entscheidend, damit Informationen korrekt erkannt und Dokumente ohne manuelle Nacharbeit weiterverarbeitet werden können. |
| Gesundheitswesen Keine Seite darf verloren gehen |
Bei Patientenaufnahme und Verwaltung müssen unterschiedlichste Dokumente schnell und vollständig digitalisiert werden. Doppeleinzüge oder schlecht erfasste Seiten können dazu führen, dass wichtige Informationen im weiteren Prozess fehlen. |
| Unternehmen mit vielen Standorten Gleiche Standards – überall |
Filialen, Niederlassungen und dezentrale Arbeitsplätze machen die Dokumentenerfassung zur administrativen Herausforderung. Geräte müssen einfach eingerichtet werden und nach einheitlichen Vorgaben arbeiten, damit überall eine konsistente Datenbasis entsteht. |
So unterschiedlich diese Anforderungen auf den ersten Blick erscheinen, haben sie doch eines gemeinsam: Die Qualität und Effizienz digitaler Prozesse entscheidet sich bereits bei der Erfassung. Genau hier setzt die neue KODAK N2000 Serie an. Die beiden netzwerkfähigen Desktopscanner N2040 und N2050 bringen Funktionen an den PC-Arbeitsplatz, die bislang eher in höheren Scannerklassen zu finden waren. Dazu gehören die Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie, das SurePath Papierhandling, Gigabit-Ethernet, ein 3,5-Zoll-Farb-Touchscreen sowie umfangreiche Sicherheitsfunktionen.
Je besser die Bildqualität, desto besser der Prozess
Für den Menschen mag ein Dokument auf dem Bildschirm gut lesbar aussehen. Für eine OCR-Software oder einen automatisierten Workflow muss das jedoch nicht zwangsläufig gelten. Schwacher Kontrast, schiefe Vorlagen, störende Hintergründe oder schlecht erkennbare Zeichen können dazu führen, dass Informationen falsch ausgelesen werden. Aus einem kleinen Problem bei der Erfassung entsteht dann schnell zusätzlicher Aufwand im weiteren Prozess.
Die Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie von Kodak Alaris optimiert Dokumente deshalb bereits beim Scannen. Sie richtet Vorlagen automatisch aus und begradigt sie, passt Farben und Kontraste an, glättet Hintergründe, schärft Inhalte, entfernt störende Ränder und erkennt leere Seiten.
Das Ergebnis sind konsistente digitale Dokumente und damit bessere Voraussetzungen für OCR, Klassifizierung und automatisierte Workflows. Gleichzeitig lassen sich die Dateigrößen reduzieren. Gerade bei großen Dokumentenmengen macht sich das auch beim benötigten Speicherplatz bemerkbar.
Zusätzlich können die Scanner bis zu sechs Barcodes pro Dokument erkennen – eine Funktion, die in dieser Geräteklasse ebenfalls nicht selbstverständlich ist. Barcodes werden in dokumentenbasierten Prozessen häufig genutzt, um Unterlagen automatisch einem Vorgang oder einer Akte zuzuordnen, Dokumententypen zu identifizieren oder umfangreiche Scan-Stapel in einzelne Vorgänge zu trennen. Die beim Scannen ausgelesenen Informationen können anschließend direkt für die weitere Verarbeitung genutzt werden. So lässt sich bereits bei der Erfassung ein weiterer Schritt automatisieren und manueller Sortier- und Zuordnungsaufwand reduzieren.
Sicherheit hat viele Facetten
Scanner werden bei der Betrachtung der IT-Sicherheit leicht übersehen. Doch sobald sie in ein Netzwerk eingebunden sind, sind auch sie Teil der IT-Infrastruktur und müssen entsprechend geschützt werden.
Auch hier bietet die KODAK N2000 Serie Funktionen, die in dieser Geräteklasse überraschen. Secure Boot stellt sicher, dass ausschließlich signierte und vertrauenswürdige Firmware ausgeführt werden kann. Die Firmware ist gegen Veränderungen gesperrt. Für die Kommunikation im Netzwerk kommen TLS 1.2 und HTTPS zum Einsatz, sodass Daten zwischen Scanner, Host-System und Administrationsoberfläche verschlüsselt übertragen werden.
Interessant für dokumentenintensive und regulierte Prozesse ist auch Digital Stamping. Damit lassen sich Informationen wie Datum, Uhrzeit, fortlaufende Nummer, Benutzerkennung, Standort oder Batch-Nummer direkt in das digitale Dokument integrieren. Selbst wenn die Datei später in andere Systeme übertragen wird, bleiben diese Angaben sichtbar erhalten.
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit sind insbesondere dort relevant, wo sensible oder personenbezogene Informationen verarbeitet werden – beispielsweise bei Banken und Versicherungen, im Gesundheitswesen, bei Behörden oder in Rechtsabteilungen.
Zuverlässiges Papierhandling ist ein Produktivitätsfaktor
So intelligent die nachgelagerten Prozesse auch sein mögen: Wenn Dokumente nicht zuverlässig eingezogen werden, kommt der Workflow bereits am Anfang ins Stocken. Jeder Doppeleinzug, Papierstau oder erneute Scan kostet Zeit und birgt Risiken.
Das SurePath Papierhandling der N2000 Serie ist deshalb auf unterschiedlichste Vorlagen ausgelegt. Die Scanner verarbeiten Medien von leichtem Papier bis hin zu dickem Karton und Hartplastikkarten. Eine Ultraschall-Mehrfacheinzugserkennung erkennt Doppeleinzüge automatisch. Tritt ein Problem auf, kann der Anwender direkt am Gerät reagieren, ohne den kompletten Scanauftrag neu starten zu müssen.
Das klingt zunächst nach einem Detail. Bei Hunderten oder Tausenden Dokumenten am Tag machen genau solche Unterbrechungen jedoch einen erheblichen Unterschied. Weniger Papierstaus, Doppeleinzüge und erneute Scans bedeuten weniger Nacharbeit und einen gleichmäßigeren Workflow.
Dazu trägt auch der automatische Dokumenteneinzug für bis zu 100 Blatt bei. Er bietet rund 25 Prozent mehr Kapazität als bei vergleichbaren Modellen. Das optimierte Design sorgt zudem für eine saubere und zuverlässige Stapelung der gescannten Dokumente in der richtigen Reihenfolge.
Der Scanner erklärt, was zu tun ist
Auch bei der Bedienung zeigt sich, wie sich die Anforderungen an Desktopscanner verändert haben. Statt Statusleuchten oder kryptischer Fehlercodes verfügen die Modelle der N2000 Serie über einen 3,5 Zoll großen Farb-Touchscreen.
Scanprofile, Einstellungen und Meldungen werden direkt im Klartext angezeigt. Mit Smart Touch lassen sich wiederkehrende Scanaufträge als Funktionen hinterlegen und anschließend mit einem Fingertipp starten. Benötigt der Scanner Aufmerksamkeit, erfährt der Anwender unmittelbar, was zu tun ist.
Das vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern reduziert auch Schulungs- und Supportaufwand. Die Erfassungssoftware KODAK Capture Pro LE ist bereits im Lieferumfang enthalten, sodass Anwender ohne zusätzliche Softwarelizenz direkt mit der Dokumentenerfassung beginnen können.
Einheitliche Standards – einfach eingerichtet
Gerade wenn Scanner an unterschiedlichen Standorten eingesetzt werden, ist eine einheitliche Konfiguration wichtig. Dank der integrierten Gigabit-Ethernet-Schnittstelle lassen sich die Modelle der N2000 Serie problemlos in bestehende Netzwerkumgebungen einbinden.
Mit Network EasySetup wird auch die Einrichtung neuer Geräte besonders einfach: Der Administrator definiert vorab alle erforderlichen Einstellungen – von den Netzwerkparametern bis hin zu Passwörtern – und erstellt daraus ein Setup-Blatt. Vor Ort muss der Scanner lediglich ausgepackt und angeschlossen werden. Anschließend wird das Setup-Blatt einmal gescannt und die hinterlegte Konfiguration automatisch übernommen.
Damit entfällt die individuelle Einrichtung jedes einzelnen Geräts. Das spart insbesondere bei mehreren Standorten Zeit und reduziert den Administrationsaufwand. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass die Scanner nach einheitlichen Vorgaben eingerichtet sind und Dokumente unternehmensweit nach denselben Standards erfasst werden.
KODAK N2000 Serie: Leistungsstark, kompakt und für die Zukunft gerüstet
Die beiden Modelle sind für unterschiedliche Scanvolumen ausgelegt: Der KODAK N2040 verarbeitet bis zu 40 Blatt beziehungsweise 80 Bilder pro Minute und ist für ein empfohlenes tägliches Scanvolumen von bis zu 6.000 Seiten konzipiert. Der KODAK N2050 erreicht bis zu 50 Blatt beziehungsweise 100 Bilder pro Minute bei einem empfohlenen täglichen Volumen von bis zu 8.000 Seiten.
Optional stehen ein Passport-Flachbett sowie ein integriertes A4/Legal-Flachbett zur Verfügung. Die Scanner unterstützen TWAIN-, ISIS- und WIA-Treiber sowie Windows, Windows Server und Linux (Ubuntu).
Damit zeigt die N2000 Serie vor allem eines: Auch in Zeiten von KI und intelligenten Dokumentenprozessen kommt es auf den Anfang an. Denn je sauberer, sicherer und einheitlicher Informationen erfasst werden, desto besser können alle nachfolgenden digitalen Prozesse funktionieren.
KODAK N2000 Serie: Welches Modell passt zu welchem Scanvolumen?
| Merkmal | Spezifikation / Vorteil |
|---|---|
| KODAK N2040 | Bis zu 40 Blatt beziehungsweise 80 Bilder pro Minute |
| KODAK N2050 | Bis zu 50 Blatt beziehungsweise 100 Bilder pro Minute |
| Dokumenteneinzug | Automatischer Dokumenteneinzug für bis zu 100 Blatt und SurePath Papierhandling für gemischte Vorlagen. |
| Bildverarbeitung | Perfect Page optimiert die Bildqualität direkt während der Erfassung und unterstützt die nachgelagerte Dokumentenverarbeitung. |
| Netzwerk & Integration | Gigabit-Ethernet oder USB 3, Network EasySetup sowie Unterstützung für TWAIN-, ISIS- und WIA-Treiber. |
