Der Ansatz in einem Satz: Ein QR-Code kennzeichnet den Fall, die Akte wird am Stück gescannt und die KI ordnet die erkannten Dokumenttypen den festgelegten Aktenteilen zu – die fachliche Struktur entsteht damit nach dem Scannen statt durch eine aufwendige Vorsortierung des Papierbestands.
Die Ausgangslage: Papierakten binden knappe Verwaltungskapazitäten
In der Ausländerbehörde lagen die Unterlagen ausschließlich in Papierform vor. Ein Fall konnte mehrere Ordner mit bis zu 400 Seiten umfassen. Die Suche nach einem einzelnen Dokument dauerte mitunter mehrere Tage. Die benötigten Informationen waren zwar vorhanden, standen für die Sachbearbeitung jedoch nicht immer rechtzeitig zur Verfügung.
Auch der ursprünglich vorgesehene Weg zur Digitalisierung hätte erheblichen manuellen Aufwand bedeutet. Die Beschäftigten hätten die Unterlagen fachlich vorsortieren und mit zahlreichen Barcodes versehen müssen. Dafür fehlten die personellen Kapazitäten. Die größte Herausforderung lag somit nicht allein im Scannen, sondern vor allem in der Vorbereitung und strukturierten Aufbereitung der Akten.
Gefragt war daher mehr als eine digitale Ablage. Ziel war es, den vorhandenen Aktenbestand mit möglichst wenig manueller Vorarbeit zu digitalisieren und so aufzubereiten, dass die Unterlagen im Verwaltungsalltag schnell und gezielt verfügbar sind.
Die Projektkonfiguration: Fallzuordnung, KI und bestehendes DMS
Die Stadtverwaltung realisierte das Projekt gemeinsam mit einem Softwareanbieter und einem Scan-Dienstleister. Zum Einsatz kam eine KI-Lösung, die auf die automatisierte Dokumentenverarbeitung in öffentlichen Verwaltungen ausgerichtet ist. Gemeinsam legten die Projektbeteiligten fest, wie die digitalisierten Unterlagen strukturiert und den jeweiligen Aktenteilen zugeordnet werden sollten. Dabei standen die fachlichen Anforderungen der Behörde und die nahtlose Einbindung in das bestehende Dokumentenmanagementsystem im Mittelpunkt.
| Verwaltung | Deutsche Stadtverwaltung, Bereich Ausländerwesen |
| Beteiligte Partner | Softwareanbieter und Scan-Dienstleister |
| Software | KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösung für öffentliche Verwaltungen |
| Ausgangsmaterial | Papierakten, teils mehrere Ordner je Person und bis zu 400 Seiten |
| Fallzuordnung | Ein QR-Code pro Fall |
| Verarbeitungsansatz | Akten am Stück scannen; anschließend Dokumenttypen erkennen und vorab definierten Aktenteilen zuordnen |
| Beispiele für Aktenteile | Aufenthaltstitel, Bescheide und Zustellungsnachweise |
| Zielumgebung | Bestehendes Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung |
Der Lösungsansatz: Erst erfassen, dann mit KI strukturieren
Der entscheidende Unterschied zum ursprünglich geplanten Vorgehen bestand darin, dass die Akten nicht mehr vor dem Scannen vollständig manuell nach Dokumentarten vorsortiert werden mussten. Stattdessen erfolgte die fachliche Strukturierung im Anschluss an die Digitalisierung mithilfe von KI.
Die KI erkannte die einzelnen Dokumenttypen und ordnete die Unterlagen den zuvor definierten Aktenteilen zu. So entstand aus dem digitalisierten Bestand eine strukturierte Aktenablage, die den Beschäftigten den gezielten Zugriff auf benötigte Informationen erleichtert. Die KI unterstützte damit die Informationsbereitstellung für die Sachbearbeitung, traf jedoch keine aufenthaltsrechtlichen Entscheidungen.
Schritt 1: Jeden Fall per QR-Code kennzeichnen
Ein QR-Code pro Fall stellte die Verbindung zwischen der Papierakte und dem zugehörigen digitalen Vorgang her. Die aufwendige Kennzeichnung einzelner Dokumente mit zahlreichen Barcodes zur fachlichen Unterteilung des Aktenbestands war damit nicht mehr erforderlich.
Auch eine vollständige Vorsortierung nach Dokumentarten vor dem Scannen entfiel. Die notwendige physische Vorbereitung der Papierunterlagen blieb davon unberührt: Der Verzicht auf die fachliche Vorsortierung bedeutet nicht, dass die Akten ohne Vorbereitung gescannt werden konnten.
Schritt 2: Die Akten am Stück digitalisieren
Die Unterlagen wurden fallbezogen in einem zusammenhängenden Scanvorgang digitalisiert und zunächst als Gesamtdatei erfasst. Diese diente als Ausgangsbasis für die anschließende digitale Aufbereitung.
Die spätere Aktenstruktur musste somit nicht bereits bei der Vorbereitung der Papierunterlagen vollständig angelegt werden. Stattdessen erfolgte die fachliche Aufteilung der Dokumente erst nach dem Scannen im digitalen Verarbeitungsprozess.
Schritt 3: Dokumenttypen erkennen und den Aktenteilen zuordnen
Die KI-Lösung analysierte die gescannten Seiten, identifizierte die jeweiligen Dokumenttypen und ordnete sie den zuvor definierten Aktenteilen zu. Dazu zählten beispielsweise Aufenthaltstitel, Bescheide und Zustellungsnachweise.
Für die Sachbearbeitung war diese Zuordnung entscheidend. Eine große digitale Datei allein hätte das Suchproblem nicht gelöst. Erst die strukturierte Ablage ermöglichte es, die für einen Vorgang benötigten Unterlagen gezielt aufzurufen.
Die Anforderungen der Verwaltung wurden im Projektverlauf gemeinsam mit dem Softwareanbieter und dem Scan-Dienstleister abgestimmt und weiter optimiert. Die gewünschte Aktenstruktur war damit von Anfang an Teil der Projektkonfiguration und wurde auf die konkreten Anforderungen der Sachbearbeitung ausgerichtet.
Schritt 4: Die strukturierten Dokumente im DMS nutzen
Aus den mehr als 6.000 Akten entstanden rund 13.000 PDF-Dateien. Diese stehen im bestehenden Dokumentenmanagementsystem für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Zwölf Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nutzen den digitalisierten Bestand.
Die strukturierte Bereitstellung erleichtert die Suche nach Dokumenten und unterstützt ortsunabhängiges Arbeiten. Benötigte Unterlagen lassen sich gezielter aufrufen, wodurch auch die Bearbeitung der Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern zügiger erfolgen kann.
Die Ergebnisse: Weniger Vorarbeit, schneller verfügbare Unterlagen
Die Digitalisierung verband einen umfangreichen Aktenbestand mit einer deutlichen Entlastung bei der manuellen Bearbeitung. Der wesentliche Nutzen entstand durch den Wegfall der fachlichen Vorsortierung und die automatisierte Erstellung einer nutzbaren Aktenstruktur.
| Mehr als 6.000 Akten | Digitalisierter und neu strukturierter Ausländeraktenbestand |
| Rund 13.000 PDF-Dateien | Strukturierte digitale Unterlagen für die Nutzung im DMS |
| Rund 19 Monate Arbeitszeit | Entlastung im Umfang der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft durch den Wegfall manueller Vorsortierung und die automatisierte Aktenaufbereitung |
| Zwölf Beschäftigte | Tägliche Nutzung des digitalisierten Bestands im Dokumentenmanagementsystem |
| Zwei bis drei Monate | Zeitraum vom Projektstart bis zur produktiven Nutzung |
| Rund 99 % Zuverlässigkeit im Projekt | Projektwert nach drei bis vier Wochen im Einsatz |
| Rund 1 % manuelle Prüfung | Verbleibender Anteil der Dokumente, die von Hand geprüft werden mussten |
Arbeitszeitentlastung
Die rund 19 Monate entsprechen dem eingesparten Arbeitsaufwand einer Vollzeitkraft für die manuelle Vorsortierung und Aktenaufbereitung. Sie beschreiben weder die Dauer des Digitalisierungsvorhabens noch eine jährlich wiederkehrende Einsparung.
Die Entlastung entstand bereits zu Beginn des Prozesses: Die fachliche Unterteilung und Kennzeichnung der Akten mussten nicht mehr vollständig vor dem Scannen von Hand erfolgen. Stattdessen übernahm die nachgelagerte KI-Verarbeitung die Herstellung der benötigten Aktenstruktur.
Von der Einrichtung zur produktiven Nutzung
Zwischen Projektstart und produktiver Nutzung lagen zwei bis drei Monate. Nach drei bis vier Wochen im Einsatz erreichte der Projektworkflow einen Zuverlässigkeitswert von rund 99 Prozent. Etwa ein Prozent der Dokumente musste weiterhin manuell geprüft werden.
Aktenstruktur und Datenschutz als Rahmenbedingungen
Die digitale Akte wurde anhand festgelegter Aktenteile und Kategorien aufgebaut. So liegen die Dokumente nicht nur elektronisch vor, sondern können auch fachlich geordnet genutzt werden. BAMF-bezogene Anforderungen an die Aktenstruktur sind für das jeweilige Verfahren konkret festzulegen und mit der zuständigen Behörde abzustimmen.
Die Datenverarbeitung erfolgte in Deutschland. Bei der Digitalisierung von Ausländerakten sind zudem die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten zu berücksichtigen. Dazu zählen insbesondere die rechtlichen Grundlagen der Verarbeitung, geregelte Zugriffsberechtigungen, sichere Übertragungswege sowie Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung.
Die digitale Bereitstellung der Unterlagen und die Aufbewahrung der Papieroriginale sind getrennt zu betrachten. Ob Originalunterlagen nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, muss anhand der jeweils geltenden rechtlichen und organisatorischen Vorgaben entschieden werden.
Was andere Kommunen aus dem Projekt lernen können
Der Praxisfall zeigt, dass sich die Digitalisierung eines Aktenbestands nicht allein durch schnelleres Scannen verbessern lässt. Ein wesentlicher Ansatzpunkt ist vielmehr die Frage, welche fachlichen Vorarbeiten vor der Erfassung notwendig sind und welche davon in die digitale Verarbeitung verlagert werden können.
Für vergleichbare Vorhaben sind vier Punkte besonders wichtig:
- Den manuellen Aufwand vor dem Scannen erfassen: Sortieren, Dokumenttypen bestimmen und Trennkennzeichnungen anbringen können erhebliche personelle Kapazitäten binden. Diese Tätigkeiten sollten deshalb bereits in der Projektkalkulation berücksichtigt werden.
- Die Zielstruktur frühzeitig festlegen: Dokumenttypen, Aktenteile und Zuordnungsregeln bestimmen, wie gut sich der digitalisierte Bestand später nutzen lässt.
- Mit repräsentativen Akten testen: Umfangreiche Fälle, unterschiedliche Dokumentarten und abweichende Vorlagen helfen dabei, die Erkennungsleistung und den tatsächlichen Nachbearbeitungsaufwand realistisch einzuschätzen.
- Die Nutzung im DMS von Anfang an einplanen: Die Digitalisierung endet nicht mit der Erstellung der PDF-Dateien. Entscheidend ist, dass die Dokumente im vorgesehenen System auffindbar sind und den berechtigten Beschäftigten für ihre tägliche Arbeit zur Verfügung stehen.
Fazit: Ausländerakten digitalisieren heißt, Informationen nutzbar zu machen
Die Stadtverwaltung überführte mehr als 6.000 Ausländerakten in einen strukturierten digitalen Bestand für die tägliche Verwaltungsarbeit. Die Entlastung um rund 19 Monate Vollzeit-Arbeitsaufwand verdeutlicht das Potenzial, die manuelle Vorsortierung durch eine nachgelagerte KI-gestützte Strukturierung zu ersetzen.
Der Praxisfall zeigt, wie drei Elemente zusammenspielen: eine eindeutige Fallkennzeichnung, die automatische Dokumentenklassifikation und die Einbindung der Ergebnisse in das bestehende DMS. So entsteht aus einem Papierbestand eine digitale Arbeitsgrundlage, die den gezielten Zugriff auf benötigte Informationen erleichtert.
Sie planen ein vergleichbares Digitalisierungsvorhaben? Stimmen Sie den Dokumentenbestand, die Zielstruktur, die Qualitätsanforderungen und die DMS-Anbindung frühzeitig aufeinander ab. So lässt sich gezielt ermitteln, welche manuellen Arbeitsschritte automatisiert werden können und wo weiterhin Kontrollen erforderlich sind.
