Wer Bauakten digitalisieren möchte, steht vor besonderen Anforderungen in der Dokumentendigitalisierung. Bauakten sind häufig sehr heterogene Dokumentenbestände, die über viele Jahre gewachsen sind und unterschiedliche Anforderungen an ihre digitale Erfassung und Weiterverarbeitung stellen. Für öffentliche Auftraggeber ist deshalb ein nachvollziehbarer Ablauf entscheidend, der Erfassung, Indexierung, Qualitätssicherung und Weiterverarbeitung sinnvoll miteinander verbindet. Diese Case Study zeigt, wie bvs Belegverwaltungssysteme diesen Ansatz bei der Digitalisierung von Bauakten umgesetzt hat. Die eingesetzte Technik und der konkrete Workflow werden in den folgenden Abschnitten erläutert.
Herausforderung: Bauakten digitalisieren bei unterschiedlichen Formaten und Plänen.
Bauakten sind durch ihre Heterogenität geprägt. Neben aktuellen Schriftstücken enthalten sie häufig historische Unterlagen, Pläne in unterschiedlichen Formaten, farbige Stempel, handschriftliche Eintragungen und empfindliches Papier. Bei BVS umfasst das Beleggut unter anderem teilweise fragile Unterlagen aus den 1920er- und 1930er-Jahren sowie großformatige Pläne bis A0.
Daraus ergeben sich in der Praxis besondere Anforderungen:
- Unterschiedliche Formate und Materialien müssen verarbeitet werden, ohne den Zusammenhang der Akte zu verlieren.
- Großformatige Pläne bis A0 müssen gemeinsam mit den übrigen Bestandteilen der Bauakte digital erfasst und nutzbar gemacht werden.
- Farbige Inhalte wie Markierungen, Stempel und Planzeichnungen können fachlich relevant sein und werden bei BVS vollständig in Farbe erfasst.
- Empfindliches und historisches Beleggut erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und einen materialgerechten Umgang.
- Strukturierte Metadaten müssen zuverlässig mit den gescannten Dokumenten verknüpft werden, damit die Zuordnung im nachgelagerten Workflow und im Zielsystem nachvollziehbar bleibt.
Prozessbausteine der BVS-Lösung zur Digitalisierung von Bauakten
| Prozessbaustein | Umsetzung bei BVS | Nutzen für Auftraggeber |
|---|---|---|
| Papiergebundene Aktenbestandteile | Erfassung mit dem KODAK i4650 Scanner. | Robuste Scanbasis für gemischte Aktenbestände. |
| Großformate | Einbindung der Scans eines separaten Großformatscanners für Pläne und Zeichnungen bis A0 über die Auto-Import-Station. | Auch großformatige Unterlagen bleiben Bestandteil der digitalen Akte. |
| Metadaten | Vorerfassung und Übergabe per QR-Code. | Dokumente und Indexdaten werden einheitlich zusammengeführt. |
| Erfassungssoftware | KODAK Capture Pro Software. | Bild-, Dokument- und Indexinformationen stehen für die weitere Verarbeitung strukturiert bereit. |
| Nachgelagerter Ablauf | XML-Übergabe an die Workflowplattform JobRouter. | Durchgängiger Informationsfluss zwischen Erfassung, Prüfung und Finalisierung. |
Der BVS-Workflow im Überblick
BVS digitalisiert nach eigenen Angaben seit 1990 komplexe Dokumentenbestände und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das Unternehmen verfügt über Erfahrung mit Bauakten, großformatigen Plänen und historischem Beleggut. Bei entsprechendem Projektumfang realisiert BVS Vorhaben bundesweit; ein Schwerpunkt liegt im bayerischen kommunalen Umfeld.
Der Workflow kombiniert Scan-Hardware, KODAK Capture Pro Software als zentrale Erfassungsplattform und die nachgelagerte Workflow-Steuerung mit JobRouter. Er umfasst Vorbereitung, Erfassung, Qualitätssicherung, Übergabe und Finalisierung. KODAK Capture Pro unterstützt dabei die Dokumentenerfassung und -indexierung, das Auslesen von QR-Codes sowie die Bereitstellung strukturierter Bild-, Dokument- und Indexinformationen für die weitere Verarbeitung. Der beschriebene Scanprozess wurde im VOI-CERT-Prüfverfahren „TR-RESISCAN ready“ geprüft. Die Prüfkriterien basieren auf der BSI TR-03138; die Prüfung ist von einer Zertifizierung durch das BSI zu unterscheiden.
1. Vorbereitung, Scan und Erfassung
Nach der Vorbereitung der Unterlagen werden die papiergebundenen Bestandteile der Bauakte mit dem KODAK i4650 Scanner vollständig in Farbe erfasst. Die farbige Digitalisierung ist insbesondere für Pläne, Stempel, Markierungen und handschriftliche Ergänzungen von Bedeutung. Gerade bei älteren Beständen kann der Informationsgehalt über den reinen Text hinausgehen; die farbige Darstellung unterstützt daher die fachliche Nachvollziehbarkeit.
Großformatige Pläne und Zeichnungen bis A0 werden mit einem separaten Großformatscanner digitalisiert. Über die Auto-Import-Station werden sie in die Prozesskette eingebunden, sodass sie gemeinsam mit den übrigen Aktenbestandteilen im digitalen Aktenkontext verfügbar bleiben.
2. Erste Qualitätssicherung am Indexarbeitsplatz
Nach der Erfassung werden die Indexdaten und Dokumentinformationen an einem separaten Indexarbeitsplatz in KODAK Capture Pro geprüft. Dabei wird kontrolliert, ob die Dokumente den richtigen Indexinformationen zugeordnet sind.
3. XML-Übergabe und zweite Qualitätssicherung
Die in KODAK Capture Pro strukturiert bereitgestellten Bild-, Dokument- und Indexinformationen werden automatisiert in eine XML-Struktur für die nachgelagerte Workflowplattform überführt. JobRouter steuert die weiteren Verarbeitungsschritte und unterstützt die zweite Qualitätssicherungsstufe.
Die BSI TR-03138 schreibt keine feste Stichprobenquote vor. Bei normalem Schutzbedarf kann die Vollständigkeitsprüfung in weitgehend automatisierten Prozessen auf regelmäßig durchgeführte Stichproben reduziert werden. Umfang und Auswahlverfahren sollen sich am Schutzbedarf, an der Zuverlässigkeit des Scansystems und an vorherigen Prüfergebnissen orientieren. Der BSI-Anwendungshinweis nennt zwei bis vier Prozent der eingescannten Dokumente als mögliche geringe Stichprobe und erlaubt auch eine Auswahl nach Scanstapeln.
4. Transfervermerk und Integritätssicherung
Nach erfolgreicher Qualitätssicherung werden die aus KODAK Capture Pro stammenden Informationen für den Transfervermerk aufbereitet und in das Scanprodukt integriert. Der Transfervermerk dokumentiert zentrale Angaben zum Erfassungsvorgang sowie zum Ergebnis der Qualitätssicherung.
Aktuelle Ausbaustufe und Perspektive
Die Case Study beschreibt die derzeit bei BVS eingesetzte Prozesskonfiguration. Mit dieser Konstellation sammelt das Unternehmen weitere Betriebserfahrung. Ein späterer Ausbau um zusätzliche Erfassungsstationen oder eine Anpassung der technischen Architektur ist grundsätzlich denkbar, gehört jedoch nicht zum aktuell beschriebenen Lösungsumfang.
Fazit
Die von VOI-CERT als „TR-RESISCAN ready“ geprüfte Bauakten-Digitalisierung bei BVS zeigt, wie sich anspruchsvolle Papierbestände in einen kontrollierten digitalen Prozess überführen lassen.
