Ein bestehendes System stößt an seine Grenzen
Eine Industrie- und Handelskammer (IHK) stand vor der Herausforderung, ihr bisheriges Scansystem an die veränderte IT-Infrastruktur anzupassen. Mit der Umstellung auf eine Citrix-Umgebung ließ sich die bestehende Lösung nicht mehr sinnvoll weiterbetreiben.
Das bisherige System basierte auf sogenannten Fat Clients, bei denen Scanner-Treiber und Software lokal auf den einzelnen Arbeitsplätzen installiert werden mussten. Das bedeutete einen erheblichen Administrations- und Wartungsaufwand für die IT. Auch die Flexibilität bei der Nutzung und Verwaltung der Scan-Arbeitsplätze war eingeschränkt.
Gesucht wurde deshalb eine Lösung, die den gesamten Posteingang digitalisiert, sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integriert und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduziert.
Treiberloses Scannen: So funktioniert die Scanneranbindung ohne lokale Treiber
Nach einer vorausgehenden Testphase ging die neue Lösung Anfang 2023 offiziell in Betrieb. Gemeinsam mit Kodak Alaris implementierte die IHK einen digitalen Posteingang auf Basis der Erfassungssoftware Kodak Info Input Solution (IIS). Zum Einsatz kommen insgesamt vier Kodak S3060f Produktionsscanner: Zwei Geräte befinden sich im Archiv, jeweils ein weiteres im Bereich Bildung und in der Beitragserfassung (FIBU).
Für die Dokumentenerfassung in der Citrix-Umgebung setzt die IHK auf treiberloses Scannen. Die netzwerkfähigen KODAK S3060f Scanner und die KODAK Info Input Solution kommunizieren über eine RESTful-API direkt miteinander. Diese Schnittstelle ermöglicht die Ansteuerung der Scanner über das Netzwerk. Eine direkte USB-Verbindung zum jeweiligen Arbeitsplatz ist für diese Anbindung nicht erforderlich.
Dadurch müssen weder Scannertreiber noch die Erfassungssoftware auf den einzelnen Arbeitsplatzrechnern installiert werden. Stattdessen wird die Info Input Solution zentral auf einem Server der IHK betrieben und über den Browser aufgerufen. Das vereinfacht die Administration: Softwarepflege und Anpassungen erfolgen zentral, ohne die einzelnen Arbeitsplätze dafür gesondert bearbeiten zu müssen. Gerade in einer Citrix-Umgebung ist diese Art der Scanneranbindung vorteilhaft.
| Aspekt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Betrieb | Älteres Scan-System mit lokal installierten Fat Clients | Info Input Solution zentral auf einem Server; Bedienung im Browser |
| Scanneranbindung | Lokale Scannertreiber auf den Arbeitsplätzen | Laut Projektangaben Anbindung über Netzwerk und REST-Schnittstelle ohne lokale Scannertreiber |
| Erfassung | Das bisherige System war nach der Citrix-Umstellung nicht wie gewohnt nutzbar | Vier Scanner für Archiv, Bildung und Beitragserfassung |
| Verwaltung | Pflege von Software und Treibern an einzelnen Arbeitsplätzen | Zentrale Pflege der Erfassungslösung; Zugriff über Berechtigungen und Profile |
Strukturierte Erfassung und direkte Archivierung
Für die Verarbeitung des Posteingangs nutzt die IHK fünf unterschiedliche Erfassungsjobs beziehungsweise Profile innerhalb der Info Input Solution. Diese sind den jeweiligen Arbeitsgruppen und Aufgabenbereichen zugeordnet. Über die individuelle Rechteverwaltung sehen die Mitarbeiter ausschließlich die Profile, die sie für ihre jeweilige Tätigkeit benötigen. Die Erfassungsprozesse lassen sich so flexibel an unterschiedliche Anforderungen und Zuständigkeiten anpassen.
Zur automatischen Trennung der einzelnen Dokumente kommen Barcodes und Patch-Belege zum Einsatz. Während der Verarbeitung werden die Dokumente entsprechend den definierten Vorgaben mit Metadaten angereichert und für die Archivierung vorbereitet.
Für die Übergabe an das nachgelagerte Archivsystem Helic erstellt die Erfassungslösung durchsuchbare PDF/A-Dateien sowie die dazugehörigen XML-Dateien. Anschließend werden die Dokumente strukturiert an das Backend-System übergeben und dort archiviert.
Hohe Erfassungsqualität auch bei schwierigen Vorlagen
Ein wesentlicher Vorteil der neuen Lösung zeigt sich bereits bei der täglichen Erfassung. Die eingesetzten i3060f Scanner verfügen über die Perfect Page Bildverarbeitung von Kodak Alaris. Dadurch lassen sich auch schwache, kontrastarme oder anderweitig schwierige Eingangsdokumente in hoher Qualität digitalisieren.
Das verbesserte Einzugsverhalten ermöglicht eine zuverlässige Verarbeitung der unterschiedlichen Belegtypen. Aufwendige Vorbereitungsarbeiten oder das vorherige Kopieren bestimmter Dokumente sind nicht mehr erforderlich. Der Posteingang kann dadurch vollständig und ohne unnötige Zwischenschritte digitalisiert werden.
Eine zusätzliche Erleichterung bietet das integrierte Flachbett der S3060f Scanner. Damit können auch Urkunden, gebundene Vorlagen und besonders dicke oder empfindliche Unterlagen problemlos erfasst werden. Die betreffenden Seiten lassen sich automatisch an der richtigen Position innerhalb des jeweiligen Dokuments einfügen.
Für zusätzliche Sicherheit sorgen Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppeleinzügen. Sie helfen dabei, Mehrfacheinzüge zuverlässig zu erkennen und sicherzustellen, dass keine Seiten bei der Digitalisierung verloren gehen.
Weniger Administrationsaufwand und mehr Flexibilität
Neben der verbesserten Erfassungsqualität profitiert insbesondere die IT-Administration von der neuen Systemarchitektur. Da die KODAK Info Input Solution zentral auf einem Server betrieben und browserbasiert genutzt wird, entfällt die Installation und Pflege von Erfassungssoftware auf den einzelnen Arbeitsplätzen. Die Berechtigungen werden über das Active Directory verwaltet. Benutzer können einfach den entsprechenden Gruppen zugeordnet werden, während sich Rollen und Zuständigkeiten flexibel anpassen lassen.
Auch das Lizenzmodell trägt zur Wirtschaftlichkeit bei: Mit einer Server-Lizenz und vier gleichzeitig nutzbaren Client-Lizenzen kann die IHK ihren gesamten digitalen Posteingang abdecken. Die browserbasierte Lösung kann grundsätzlich an jedem entsprechend berechtigten Arbeitsplatz eingesetzt werden – beispielsweise für die Erfassung, Kontrolle, Indexierung oder weitere Bearbeitungsschritte.
Da die Lizenzen von den berechtigten Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden können (Concurrent Licensing), ist keine individuelle Lizenz für jeden einzelnen Arbeitsplatz erforderlich. Das reduziert die Lizenzkosten und schafft gleichzeitig Spielraum für zukünftige Erweiterungen.
Zuverlässiger Betrieb seit 2023
Seit der offiziellen Inbetriebnahme Anfang 2023 läuft das System störungsfrei. Die IHK ist mit der Lösung sehr zufrieden und bestätigt die zuverlässige Funktion im täglichen Betrieb. Für zusätzliche Betriebssicherheit sorgen die Vor-Ort-Serviceverträge mit der Kodak Alaris Serviceorganisation. Sollte es dennoch zu einer Störung an einem Scanner kommen, ist in der Regel noch am selben oder am folgenden Arbeitstag ein Techniker vor Ort. Softwareseitige Probleme werden üblicherweise remote durch das Serviceteam von Kodak Alaris in Stuttgart behoben.
Das Ergebnis: Ein moderner und zukunftsfähiger digitaler Posteingang
Mit der Einführung der Kodak Alaris Lösung hat die Industrie- und Handelskammer ihren Posteingang konsequent digitalisiert und gleichzeitig die IT-Administration deutlich vereinfacht. Die Kombination aus leistungsfähigen Produktionsscannern, treiberloser Kommunikation, zentraler browserbasierter Erfassungssoftware und direkter Archivübergabe bietet eine zuverlässige und flexible Grundlage für die tägliche Dokumentenverarbeitung.
Besonders die Möglichkeit, in der bestehenden Citrix-Umgebung vollständig ohne lokale Scanner-Treiber zu arbeiten, erweist sich als entscheidender Vorteil. Dass die Lösung seit Anfang 2023 störungsfrei läuft und dieSIHK mit dem System sehr zufrieden ist, bestätigt den Erfolg des Projekts.
