Wer den Posteingang digitalisieren möchte, steht in der öffentlichen Verwaltung oft noch vor großen Herausforderungen. Denn über 80 % der deutschen Städte und Landratsämter verfügen bislang über keine ganzheitliche Lösung für die digitale Posteingangsverarbeitung. Stattdessen dominieren Insellösungen, einzelne Pilotprojekte und halbfertige Prozesse. Dieser Blogbeitrag beleuchtet anhand eines Praxisbeispiels aus einem süddeutschen Landratsamt mit über 230.000 Einwohnern, wie der Übergang von analogen Prozessen zu einem TR-RESISCAN-konformen digitalen Workflow erfolgreich gelingen kann. Diese Case Study ist für mittlere bis sehr große Kommunen, Städte, Landratsämter und andere Behörden ein hervorragendes Beispiel, wie eine komplette digitale Posteingangsbearbeitung zügig, effizient und mit überschaubaren Kosten umgesetzt werden kann.
Warum es für die öffentliche Verwaltung entscheidend ist, den Posteingang zu digitalisieren
Täglich erreichen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung hunderte bis tausende Briefe – von Bauanträgen über Sozialleistungen bis hin zu Einbürgerungsverfahren. Hinzu kommen E-Mails, digitale Anträge, Faxe und Dokumente aus Fachverfahren. Werden diese Eingangsdokumente nicht von Beginn an einheitlich digitalisiert und medienbruchfrei weiterverarbeitet, setzt sich die Papierlast durch den gesamten Prozess fort. Dies führt zu Verzögerungen, unnötigen Kosten und aufwendiger Archivierung.
Die Entscheidung, den Posteingang zu digitalisieren, bietet der öffentlichen Verwaltung erhebliche Vorteile:
- Effizienz: Dokumente sind sofort verfügbar und lassen sich parallel bearbeiten.
- Rechtskonformität: Durch die Umsetzung der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN ist die digitale Ablage revisionssicher.
- Bürgerservice: Bearbeitungszeiten verkürzen sich spürbar, Rückmeldungen erfolgen schneller.
- Kostenersparnis: Aktenarchive, Umläufe und manuelle Prozesse entfallen.
Praxisbeispiel: Posteingang digitalisieren im Landratsamt – Ein Modell für die öffentliche Verwaltung
- Zentraler Posteingang: Hochleistungsscanner verarbeiten große Mengen an Dokumenten in kurzer Zeit.
- Dezentrale Erfassung: Vorhandene Multifunktionsgeräte oder Arbeitsplatzscanner werden in Bürgerbüros, Sozial- und Jugendämtern oder der Ausländerbehörde eingesetzt, um Dokumente direkt im Kontakt mit Bürgern einzuscannen.
- Softwarelösung Kodak Info Input Solution (IIS) als Herzstück: Sie ist browserbasiert, zentral administriert und kompatibel mit der bestehenden E-Akte (enaio® von OPTIMAL SYSTEMS).
- TR-RESISCAN-Konformität: Automatisierte Transfervermerke und digitale Siegel machen jedes Digitalisat rechts- und revisionssicher.
Der Go-Live erfolgte Ende 2024 nach etwa anderthalb Jahren Projektlaufzeit. Heute können alle Beschäftigten papierbasierte Dokumente unabhängig vom Standort erfassen, prüfen und medienbruchfrei in die E-Akte überführen.
Posteingang digitalisieren: Stolpersteine erkennen und Erfolgsfaktoren nutzen
Technologie ist nur ein Teil der Lösung. Der größere Aufwand steckt in Organisation und Prozessen. Rund 70 – 80 % des Projektes entfielen auf Prozessdesign, Change Management und die Erstellung verbindlicher Verfahrensanweisungen.
Zentrale Erfolgsfaktoren waren:
- Proof-of-Concept: Frühzeitige Tests mit realen Dokumenten sicherten die Architektur ab.
- Projektplanung und Ressourcen: Ein kleines, kompetentes Kernteam, das Rückendeckung durch die Amtsleitung hatte.
- Best Practices: Orientierung an erfolgreichen Referenzprojekten statt „Try & Error“.
- Hohe Bildqualität: Da die Originale vernichtet werden, ist die Scanqualität von entscheidender Bedeutung. Hier wurde ein besonderes Augenmerk darauf gelegt.
- Schrittweiser Rollout: Start mit einzelnen Fachbereichen, sukzessive Erweiterung auf die gesamte Verwaltung.
- TR-RESISCAN-Konformität. Automatische Erstellung von durchsuchbaren PDF/A-Dateien, parallel werden strukturierte Metadaten erzeugt. Diese sind grundlegend für die Erzeugung des Transfervermerks, welcher anschließend auf dem Signaturserver (RISE|firmsign) vollautomatisch zusammen mit einem Siegel vergeben wird. Vor der endgültigen Ablage in der E-Akte wird zudem eine stichprobenartige Sichtprüfung durchgeführt. So entsteht ein rechts- und revisionssicherer Workflow.
Was passiert mit den Altakten?
Eine besondere Herausforderung vieler Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung sind die Bestände an Papierakten. Auch dafür zeigt die Fallstudie Lösungswege:die Lösungswege:
- Auslagerung an spezialisierte Dienstleister oder
- Integration der Altaktenverarbeitung in die eigene digitale Poststelle.
Mit den eingesetzten Scannern können auch heterogene Altaktenbestände verarbeitet und TR-RESISCAN-konform in die E-Akte überführt werden, was für die gesamte öffentliche Verwaltung von Vorteil ist. Der Effekt: Lagerflächen werden frei, Informationen stehen digital zur Verfügung und die medienbruchfreie Bearbeitung wird Realität – auch für ältere Vorgänge.
Blick nach vorn: KI und intelligente Dokumentenverarbeitung im Posteingang
Einen Posteingang zu digitalisieren, ist nicht das Ende der Reise, sondern bildet die Basis für die nächsten Schritte. Die eingesetzte Software Kodak Info Input Solution bringt bereits Funktionen für Intelligent Document Processing (IDP), Machine Learning und Künstliche Intelligenz mit:
- Automatische Klassifikation von Dokumententypen,
- Datenextraktion aus strukturierten und unstrukturierten Inhalten,
- Handschrifterkennung (ICR) für schwer lesbare Dokumente,
- perspektivisch sogar die Integration von Sprachmodellen für semantische Suche und intelligente Vorgangsbearbeitung.
So entwickelt sich die Digitalisierung vom reinen Effizienztreiber zum Innovationstreiber – und eröffnet neue Möglichkeiten für den Service in der öffentlichen Verwaltung.
Die Vorteile von Kodak Scannern im Behördeneinsatz
Bei der Auswahl der Hardware spielte Praxistauglichkeit eine Schlüsselrolle. Denn Behördenpost ist alles andere als standardisiert – von dünnem Durchschlagpapier bis zu Urkunden, Pässen oder großformatigen Bauzeichnungen.
Die eingesetzten KODAK S3100f Hochleistungsscanner und die Scanner der KODAK S2000 Serie für Arbeitsplätze bieten hier entscheidende Vorteile:
- Robustheit und Vielseitigkeit: Verarbeitung unterschiedlichster Belegarten, Formate und Papiersorten – vom Kassenbeleg bis zum A3-Dokument.
- Sicherheit: Intelligente Technologien zum Dokumentenschutz und eine Ultraschall-Doppelblatterkennung verhindern Fehler und schützen wertvolle Originale.
- Exzellente Bildqualität: Die integrierte Perfect Page Technologie sorgt für gestochen scharfe, kontrastreiche Digitalisate. Das ist nicht nur für die optische Zeichenerkennung entscheidend, sondern auch, weil die Originale in der Regel nach 60 Tagen vernichtet werden.
- Effizienz im Dauerbetrieb: Hohe Scangeschwindigkeit bei gleichzeitig geringer Fehlerquote ermöglicht den reibungslosen Betrieb einer digitalen Poststelle.
Damit sind Kodak Scanner für die Anforderungen öffentlicher Verwaltungen prädestiniert – leistungsfähig, zuverlässig und sicher im Dauerbetrieb.
Tipp: Scanner für den Posteingang sollten vor dem Kauf gründlich mit besonders schwierigen Originalbelegen im eigenen Posteingang getestet werden. Sie bilden das tägliche Arbeitswerkzeug für die Beschäftigten in der Eingangsbearbeitung und müssen einen sicheren Dauerbetrieb gewährleisten.
Kodak Info Input Solution (IIS): Die Software als Herzstück der Digitalisierung
Hardware allein genügt nicht – eine zentrale, flexible Software ist für die Effizienz des digitalen Posteingangs unerlässlich. Hier setzt Kodak Info Input Solution (IIS) an:
- Browserbasiert & zentral administrierbar: Einmalige Serverinstallation, browserbasierter Zugriff für alle Mitarbeitenden, kein Treiberchaos, geringer Wartungsaufwand.
- Professionelle Funktionen im Erfassungsclient:
- Automatische Belegtrennung mittels Barcodes und Patchcodes
- Indexmasken zur strukturieren Datenerfassung
- Visuelle Komfortfunktionen wie Bildprüfung, Seitenverschiebung, Löschung, Neu-Scan, Einfügen, manuelles Einfügen von E-Mails und E-Docs, u.v.a.m.
- Automatische sowie manuelle Leerseiten-Erkennung und -Eliminierung
- Skalierbares Lizenzmodell: Dank „concurrent licensing“ zahlen Behörden nur für aktive Nutzer – ein erheblicher Kostenvorteil bei großen Organisationen.
- Integration in bestehende Infrastruktur: Ob E-Akte, Fachverfahren oder mit vorhandenen Scannern und Multifunktionsgeräten – IIS ist flexibel integrierbar.
Das Ergebnis ist eine schlanke, leistungsfähige und zukunftsfähige Lösung, die Komplexität reduziert und Effizienz maximiert.
Fazit: Ein Modell für die öffentliche Verwaltung zur Digitalisierung des Posteingangs
Das vorgestellte Beispiel zeigt: Mit einem klaren Konzept, einer hybriden Architektur und konsequenter TR-RESISCAN-Umsetzung können Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung auch mit überschaubarem Budget große Digitalisierungsschritte gehen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Schnellere Bearbeitung von Anträgen,
- Motivierte Mitarbeitende durch papierarmes Arbeiten
- Spürbare Kostenersparnis,
- Eine zukunftsfähige, skalierbare Infrastruktur.
Die ausführliche Beschreibung des Digitalisierungsprojektes des Landratsamts sowie wertvolle Tipps erhalten Sie in unserer Broschüre:
Den Posteingang im öffentlichen Sektor TR-RESISCAN-konform digitalisieren. Ein Praxisbeispiel eines Landratsamtes in Süddeutschland.
Und hier können Sie die Broschüre herunterladen!
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Digitalisierung des Posteingangs in der öffentlichen Verwaltung
TR-RESISCAN ist eine technische Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die die Anforderungen an das ersetzende Scannen von Papierdokumenten festlegt. Sie gewährleistet die rechtliche und revisionssichere Ersetzung von Papieroriginalen durch digitale Kopien.
Die Projektlaufzeit kann je nach Größe und Komplexität der jeweiligen Behörde oder Kommune variieren. Im hier vorgestellten Praxisbeispiel betrug die Projektlaufzeit etwa anderthalb Jahre bis zum Go-Live.Welche Rolle spielt KI bei der Digitalisierung des Posteingangs?
Künstliche Intelligenz (KI) und Intelligent Document Processing (IDP) ermöglichen die automatische Klassifikation von Dokumententypen, Datenextraktion aus Inhalten und Handschrifterkennung. Dies beschleunigt die Verarbeitung erheblich und eröffnet neue Möglichkeiten für den Bürgerservice.
Können auch Altakten digitalisiert werden?
Ja, mit den richtigen Scannern und Lösungen können auch heterogene Altaktenbestände TR-RESISCAN-konform in die E-Akte überführt werden, wodurch Lagerflächen frei werden und Informationen digital verfügbar sind.
Was ist die Kodak Info Input Solution (IIS)?
Die Kodak Info Input Solution (IIS) ist eine browserbasierte Erfassungssoftware, die als Herzstück für die Digitalisierung des Posteingangs dient. Sie ermöglicht die zentrale Administration, flexible Integration in bestehende Infrastrukturen und bietet professionelle Funktionen für die Dokumentenverarbeitung.
